Não apague incêndios em 2015

O ano mal começou e você já está entrou no modo de apagar incêndios em seu trabalho? Cuidado, talvez seja a hora de deixar algumas coisas…

O ano mal começou e você já entrou no modo de apagar incêndios em seu trabalho? Cuidado, talvez seja a hora de deixar algumas coisas queimarem até o fim.

O cenário pode te parecer familiar: Você, seu time ou sua equipe, está trabalhando num projeto novo, que começou meio atrasado e que, por alguma razão, não havia aparecido no planejamento. Como se trata de um projeto de grande prioridade e que já começou atrasado, todas as atividades de planejamento foram feitas a toque de caixa, pois era fundamental começar a execução. Em algum momento no meio do projeto percebe-se que ele não está indo bem e que medidas precisam ser tomadas. Todos os recursos disponíveis são alocados para o projetos, os principais gerentes e executivos fazem cobranças e acompanhamentos o tempo todo e todo mundo começa a virar noites. Depois deste esforço extra e com muito pouco atraso o projeto é concluído. É hora de comemorar! Ou será que não?

Cenários como o que descrevi acima são cada vez mais comuns e presentes em organizações de vários tamanhos e com eles também vemos toda uma cultura corporativa que valoriza os melhores “apagadores de incêndios”. Num mundo onde falamos, cada vez mais, da busca por eficiência e produtividade não é estranho ver que esta prática está sempre no meio das discussões e da literatura sobre gerenciamento de projetos onde é duramente rechaçada. Apesar disto, o que parece senso comum, a prática persiste e sempre que passamos por uma situação como a do primeiro parágrafo nossa reação natural ao final do projeto é comemorar e vangloriar o esforço extra empregado pelas equipes na reta final.

Porém, esta prática é bastante perigosa e pode ser muito difícil sair desta armadilha uma vez que você entrar nela. Estudos modernos sobre como funcionam as organizações e as pessoas que fazem parte delas tem mostrado que o “firefighting” é bem mais perigoso do que parece e deve ser evitado a todo custo. Uma das constatações dos estudos é a de que uma vez que uma empresa comece a “apagar incêndios” e faça isto em alguns projetos, ela dificilmente sairá desta dinâmica e a prática de “firefighting” tomará lugar dos processos formais para a condução de projetos. Outro achado é o fato de que este tipo de situação é auto-reforçada, o que deixa tudo mais complicado. Para apagar incêndios num determinado projeto X você precisa dedicar mais recursos que acabam ficando menos disponíveis para as etapas iniciais do próximo projeto Y. Com isto o projeto Y tem seu planejamento prejudicado levando a maior probabilidade de novos incêndios em seu desenvolvimento. E com isto, o ciclo de “firefighting” se perpetua e, eventualmente, pode levar à situação onde o resultado dos projetos é comprometido.

Parece óbvio, mas mesmo gestores experientes seguem caindo na armadilha. Porquê? Uma dessas respostas está em como nosso cérebro funciona. Em situações deste tipo, as melhorias conseguidas ao convocar as tropas para apagar um incêndio são observadas rapidamente. O projeto começa a caminhar melhor e o resultado bem provável é o de tudo dar certo no final. Já o efeito da degradação de toda a capacidade da organização em realizar projetos com sucesso só aparece com o tempo. Nosso cérebro tem dificuldades em lidar com este tipo de situação e acabamos escolhendo a opção de buscar logo uma melhoria no curto prazo. E, quando as coisas começaram a dar errado, como não conseguimos explicar uma causa clara o que nos resta é culpar as equipes, os gestores e o universo. Para complicar tudo, a comemoração de projetos concluídos graças a esforços de “firefighting” acabam ensinando para todo mundo que ninguém ganha créditos resolvendo problemas que não existem e que apagar incêndios é uma coisa boa.

E como evitar? É preciso ir até a raiz do problema. Adotar modelos de gestão e planejamentos mais adequados para sua realidade e para os tipos de projeto que estão sendo desenvolvidos. Evitar entrar no modo de apagar incêndios revisando os objetivos e o plano do projeto quando perceber que ele está saindo dos eixos. Ficar atento aos aspectos psicológicos e culturais desta prática tomando cuidado para não premiar seus melhores apagadores de incêndios. Considerar seriamente cancelar ou evitar projetos que não sejam realmente necessários ou que já estejam demasiadamente comprometidos.

Então, da próxima vez que perceber que alguma coisa está saindo dos eixos, pare, pense, revise seu plano e considere deixar alguma coisa pegar fogo de verdade. Seja aquele projeto que não vale mais a pena ou o ego de seus melhores pagadores de incêndios.

Artigo publicado originalmente na edição de Fevereiro de 2015 da Revista INFO e republicado aqui com a permissão da Editora Abril. Typos e outros erros forram corrigidos.

Image by David Mark from Pixabay.